IT-Lady

Как удержать время: немного о тайм-менеджменте

Вы знаете, какое важное качество присуще всем успешным людям? Они управляют своим временем, а точнее умеют его правильно распределять.
Все мы неоднократно сталкивались с ситуациями, когда у нас или у знакомых спрашивают: «И как ты все это успеваешь? Дома убрано, всегда вкусный обед-ужин, на работе все успеваешь, на курсы ходишь, с ребенком возишься, еще и родителям помогаешь…». Список дел может меняться, но черта остаеться: мы восхищаемся теми, кто много успевает и делает все на хорошем уровне. Но почему же тогда есть люди, которые в продолжении диалога могут сказать: «Вот я не представляю, как так можно? Только и вижу, что дома вожусь, на работе, потом снова дома. На себя времени нет, на хобби тоже, да и сил…». И откуда береться это умение распределять время?
В бизнесе это понятие давно уже обозвали «тайм менеджментом», или в переводе «управление временем». Десятки тренеров и сотни тренингов и семинаров проводяться регулярно для разных сфер бизнеса — от традиционного до сетевого. IT, конечно, тоже не исключение.
Мне когда-то довелось пройти такой тренинг, некоторыми идеями и своими наблюдениями я бы и хотела поделиться.
На тот момент я оканчивала школу, работала несколько часов в день и готовилась к поступлению. Всегда считала себя человеком, который много успевает (в детстве всякие развивающие занятия, плавание, музыка и прочее приучило к дисциплинированности). И тут на тренинге я выловила в своем графике чуть ли не по 3-4 часа «потерянного» времени в день!
Попробуйте сами сделать несложные подсчеты и увидите, сколько времени деваеться вникуда.
Для начала подсчитаем наше реально доступное время в месяц:
берем май:
31 день по 24 часа в каждом = 744 часа реального времени.
Теперь перечислите все свои ежедневные и еженедельные дела в таком виде:
  • Сон — 8 часов в сутки — 248 часов в месяц
  • Работа — 8 часов в сутки — 25 рабочих дней — 225 часов в месяц
  • Транспорт
  • Прием пищи
  • Покупки
  • Уборка
И так далее. Учитывает все дела с затратами на них за 1 раз и потом за месяц.
А теперь считайте сумму всех дел в часах за месяц. Лучше, если вы будете писать то, что реально успеваете или на что обычно уходит ваше время в месяц, не преувеличивая или приуменьшая затраты по времени.
Теперь вычтите полученное число из 744 — нашего реального времени в месяц. Сколько получилось?
У меня тогда получилось 92 часа. 92 часа времени вникуда. Почти что 3 часа в день уплывали от меня, несмотря на вагон и маленькую тележку занятий.
Можно сделать подсчет и в год, но за год сложно учесть все наши дела.
Если у вас получилась слишком маленькая цифра или 0, вы классно распределяете свое время. Ну или неможко ошиблись и преувеличили рассчеты. Если же все верно, так держать.
Если получилось что-то около 100 или даже больше, еще раз проверьте, не забыли ли вы чего? Все на месте? Тогда управлять временем вам еще предстоит научиться.
Сегодня как раз наткнулась на статью «Почему мы не выполняем работу в срок?».
Среди основных причины были:
  • Вас часто отвлекают
  • Вы не умеете планировать свой рабочий день
  • Вы часто откладываете дела в долгий ящик
  • Вам требуеться отдых
Вот и получаеться, что если мы не можем справиться с текущими делами в жизни, мы и в работе можем также пострадать от своего неумения планировать и правильно распределять время.
Самый главный вопрос, который явно у вас уже возник, — что с этим можно сделать?
Нам на тренинге посоветовали вот что:
  • Планируйте свою деятельность. Вам нужно знать и понимать, что вы делаете и зачем.
  • Планируйте свое время и дела, чтобы понимать, сколько времени есть для работы, учебы, удовольствий и отдыха.
  • Обязательно планируйте письменно. Так вы ничего не забудете и сможете контролировать себя поначалу.
  • Расставляйте приоритеты. В своих делах, рабочих или повседневных, лучше распределять все дела по степени важности и отмечать это. Важное и срочное лучше сделать перед неважным или несрочным.
  • Следите за временем. Психологи даже советуют носить часы, если кто не носит, и смотреть на них время от времени. Иногда мы страдаем от того, что хотим потратить на дело меньше, чем в реальности происходит.
  • Ставьте себе сроки на выполнение определенного дела. Можно учесть незапланированные дела, но ограничивать себя иногда стоит. Иначе мы будем искать отговорки себе очень долго.
  • «Нет нереальных целей. Есть нереальные сроки». Хорошую фразу записала и хочеться, чтобы все ею пользовались. Цели и задачи — из них мы составляем план. Достижение целей и задач — это то, к чему мы стремимся.
  • Планируйте рабочие поездки, бизнес-встречи. В поездках вы сэкономите время и сможете посмотреть страну/город.
  • Заложите риски. При планировании учтите, что на транспорт, например, у вас может уйти времени больше, если вы будете ехать в центре города в час-пик.
От себя добавлю, что очень много закладываеться в детстве. Если ребенок привык к тому, что после школы 2 раза в неделю он идет в бассейн, а значит на уроки останеться меньше времени, их часть можно сделать заранее. Или же на вопрос друзей, выйдет ли он во двор сегодня, уметь отказаться в пользу другого дела.
Конечно, как и в любом деле, до фанатизма не далеко и расписывать свой день сразу по секундам не стоит. Перегружать детей 10-ю секциями сразу тоже не лучшая идея. Попробуйте перейти к планированию постепенно. Скажем, в начале планируйте только свое время после работы. Потом — рабочее время. И так можно приучиться следить за всем.
Что же касаеться выходных и отпуска — иногда стоит дать себе отдохнуть, поэтому когда мы едем в отпуск, там можно слишком не увлекаться планированием. Разве что у вас есть цель за 2 недели обьехать Европу своим ходом. Тогда — дерзайте :) Нет ничего невозможного.
P.S. После тренинга я распланировала свое время заново. В университете этот навык мне сильно помог, а теперь помогает и на работе.
P.P.S. Ссылка на статью «Почему мы не выполняем работу в срок?» для тех, кому интересно.
(с) @summersunny

Метки:

В рубриках: Профессионально, 3:36 пп, 26 Апр 2010 в 3:36 пп.

1 отзыв

Один отзыв

  1. Webby Laddy 27 Апр 2010

    Кто хочет добавить к своим сутками еще 24 часа, тот обязан прочитать книгу о тайм-менеджменте всех времен и народов — David Allen «Get things done». в инете ходит как GTD. русский перевод называется «Как привести дела в порядок».
    http://www.ozon.ru/context/detail/id/3221756/


Ваш отзыв